Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Rekisterin pitäjä ja yhteystiedot

Suomen Jazzliitto ry
Y-tunnus: 0220061-2

Hämeentie 17 b 62

FI-00500 Helsinki
info@jazzfinland.fi
00358 5367491

Suomen Jazzliiton asiakasrekisterit

jäsenrekisteri
jäsenuutiskirjerekisteri
tapahtumarekisteri
ammattilaisrekisteri

Rekistereihin tallennettavat tiedot

Seuraavat tiedot voidaan tallentaa:

Jäsenrekisteri

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja. Näitä tietoja ovat:

Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajan etu- ja sukunimi
Y-tunnus
Organisaation nimi
Osoite
Laskutusosoite
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero

Jäsenuutiskirjerekisteri

Etu- ja sukunimi
Organisaation nimi
Sähköpostiosoite

Tapahtumarekisteri

Etu- ja sukunimi
Organisaation nimi ja Y-tunnus
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Erityisruokavalio
Mahdolliset vapaiden kenttien vastaukset

Ammattilaisrekisteri

Etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero

Rekistereihin annettujen tietojen käyttötarkoitus

Jäsenrekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä tiedotus ja markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.

Jäsenrekisterin henkilötietoja käytetään lisäksi jäsenlaskutukseen, yhdistystoimintaan liittyvään yhteydenpitoon, jäsenkutsujen lähettämiseen sekä rekisterinpitäjän toteuttamien, yhdistyksen toimintaa tai toimialaa koskevien tutkimusten ja selvitystenlähettämiseen. Jäsenrekisterin tietoja käytetään myös vuosikertomuksen tekemiseen.

Ammattilaisrekisterin ja jäsenuutiskirjerekisterin tietojen käyttötarkoitus on yhdistyksen hauista, tapahtumista ja tilaisuuksista informointi ja tiedottaminen, mikäli henkilö on liittynyt jäsenuutiskirjeen tai ammattilaistenn lähetyslistalle.

Tapahtumarekisteriä käytetään yhdistyksen järjestämään tapahtumaan ilmoittautuneelle tapahtumaan liittyvien tarvittavien tietojen lähettämiseen ja keräämiseen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. Manuaalinen aineisto säilytetään rekisterin pitäjän lukituissa toimitiloissa ja lukituissa kaapeissa.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan siirtää muille palveluntarjoajille teknisen järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia (esim. Mailchimp-uutiskirjesovellus), jotka sijaitsevat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Tietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Jäsenuutiskirjeen tilausrekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Tiedot poistetaan heti, kun rekisteröity ilmoittaa haluavansa tulla poistetuksi lähetyslistalta.

Tapahtumarekisteriin yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja säilytetään korkeintaan kymmenen vuotta kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden johdosta. Tapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan salata, anonymisoida ja pseudonymisoida mahdollistaen pitkäaikaisen säilyttämisen tilastollisia tarkoituksia varten. Soveltuvin osin tapahtumien järjestämiseen kerätyt henkilötiedot poistetaan korkeintaan kahden vuoden kuluessa tietojen keräämisestä, jos joku muu lakisääteinen velvoite ei edellytä yhdistystä säilyttämään tietoja.

Ammattilaisrekisterin tiedot säilytetään niin kauan kuin rekisterin informaatio on ajankohtainen. Tiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä sekä heti kun todetaan että informaatio on vanhentunut.

Yhdistyksen jäsenistölleen lähettämiin, tutkimus- ja selvityskäyttöön tehtyjen Webropol-kyselyihin vastanneiden tietoja säilytetään Webropol-järjestelmässä niin kauan kuin tutkimustietoa seurataan.

Kirjanpitojärjestelmän asiakas- ja toimittajarekisterin tietoja säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan verran.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
vaatia henkilötietojensa poistamista
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti ja
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä rekisteri- ja tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Suomen Jazzliitto ry:n tuottaja-tiedottaja Raisa Siivolalle osoitteeseen raisa.siivola@jazzfinland.fi.

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Jazzliitto ry

Raisa Siivola
Tuottaja-tiedottaja
Hämeentie 17 b
00500 Helsinki

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme uusimman päivityksen päivämäärän näkyville. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.8.2022.